Fitur Microsoft Teams untuk Tingkatkan Produktivitas di Era Kerja Hybrid

TRIBUNGORONTALO.COM – Ketika dunia berupaya untuk pulih dan beradaptasi dengan kenormalan baru, cara kita bekerja, menjalani aktivitas, dan memikirkan masa depan ikut berubah drastis. 

Khususnya ketika kita memikirkan masa depan dunia kerja, istilah fleksibilitas dan kerja hybrid bukan lagi sebatas konsep, melainkan realita yang perlu dihadapi. Jika dulu seorang pekerja harus datang ke kantor, bekerja dari meja kerja, dan menghabiskan waktu di jalan untuk menghadiri meeting, kini ia bisa bekerja di mana pun ia mau.

Ia bisa mencari spot yang nyaman di rumah untuk menyelesaikan pekerjaannya, melakukan meeting dari depan kamera atau laptop, dan melakukan panggilan dengan fasilitas video conferencing. Beradaptasi dengan model kerja hybrid seperti ini memerlukan strategi jangka panjang karena berkaitan erat dengan bagaimana organisasi menata ulang kultur perusahaan, menarik dan mempertahankan talenta kerja, serta mendukung kolaborasi dan inovasi dengan lebih baik.

Menurut studi Work Trend Index (WTI) Microsoft berjudul “The Next Great Disruption is Hybrid Work – Are We Ready?” yang melibatkan lebih dari 30.000 orang di 31 negara, pemimpin bisnis perlu menyadari bagaimana kerja hybrid tidak sama dengan pengoperasian bisnis yang dulu. Organisasi memerlukan arahan baru untuk menjaga kelangsungan operasionalnya dan membantu para pekerja beradaptasi.

Teknologi pun memainkan peranan besar untuk mendukung individu dan organisasi dalam menyambut era kerja hybrid ini. Salah satu platform yang dapat mendukung kolaborasi, inovasi, dan produktivitas di era kerja hybrid adalah Microsoft Teams. Kerap dianggap sebagai aplikasi video conferencing semata, Microsoft Teams sesungguhnya menghadirkan lebih banyak solusi dari itu.

Microsoft Teams merupakan sebuah modern workspace platform untuk para pekerja berinteraksi dan berkolaborasi secara daring. Berikut adalah sejumlah fitur utama Microsoft Teams:

1. Komunikasi – mulai dari chatting untuk mengirim pesan singkat dengan emoji/gif, telepon ke sesama pengguna Microsoft Teams/nomor telepon, video call yang dilengkapi dengan berbagai virtual background menarik, emoji reaksi, fitur share screen, serta whiteboard untuk meeting ataupun training, Microsoft Teams mengintegrasikan seluruhnya dalam satu platform. Tidak hanya itu, Microsoft Teams juga bisa menyatukan dan membuka ruang interaksi hingga untuk 1.000 orang dalam satu ruang meeting virtual yang sama. Sementara di Microsoft Teams versi Live, sesi bisa diikuti hingga oleh 10.000 orang. Hal ini memberikan keleluasaan bagi pengguna untuk menggunakan Microsoft Teams bagi berbagai keperluan – mulai dari meeting biasa, webinar, hingga konferensi.

2. Kolaborasi – berbagi dokumen dan mengerjakan dokumen secara bersamaan di Microsoft Teams memudahkan pengguna agar tidak perlu berganti-ganti layar saat bekerja. Kemampuan kolaborasi ini juga membantu setiap pengguna yang memiliki akses terhadap dokumen untuk membaca/mengedit versi dokumen yang sama. Tidak hanya itu, dokumen juga dapat dikelola secara rapi di fitur “Files” yang ada di Microsoft Teams. Pengguna tidak lagi khawatir kesulitan mencari lokasi versi terakhir dokumen yang mereka miliki.

3. Membuka inklusivitas – untuk semakin meningkatkan inklusivitas, Microsoft Teams dilengkapi dengan:

Live caption. Fitur ini menyediakan transkripsi teks atas apa yang sedang diucapkan kolega/pembicara, layaknya subtitle saat kita menyaksikan film berbahasa asing. Fitur ini sudah tersedia untuk lebih dari 50 bahasa, sebagaimana bisa dilihat di sini.
Transcript. Tidak hanya hasil rekaman meeting dalam bentuk video, Microsoft Teams juga menghadirkan transcript tertulis ketika meeting.  Fitur ini mirip dengan notulen meeting otomatis yang mendukung meeting untuk menjadi lebih produktif.
Penerjemah pesan teks. Fitur ini memungkinkan pengguna Microsoft Teams untuk menerjemahkan chat yang pengguna terima ke berbagai bahasa, langsung dari Microsoft Teams. Pengguna dapat memilih sendiri bahasa terjemahannya melalui bagian setting. Selengkapnya bisa dilihat di sini.

4. Mendukung aplikasi produktivitas lainnya – Microsoft Teams juga bisa terintegrasi dengan aplikasi-aplikasi internal perusahaan dan pihak ketiga yang dapat mendukung produktivitas, serta dapat diunduh secara gratis. Misalnya:

Approvals. Mendapatkan dan mendokumentasikan approvals kerap menjadi salah satu proses kerja yang memakan waktu lama. Baik itu proposal, dokumen kesepakatan dengan pihak eksternal, ataupun formulir internal, semua memerlukan approval. Approvals di Microsoft Teams merupakan hub untuk mengoordinasikan approval. Pengguna cukup memilih “New approval request”, menambahkan detail, dan mengirimkannya ke pihak yang harus memberikan approval. Approver pun dapat memberikan approval-nya langsung di aplikasi Approvals Microsoft Teams yang juga dapat diintegrasikan dengan Adobe Sign. Dari sisi pemberi approval, hal ini memudahkan mereka untuk mengecek file apa saja yang perlu mereka review dan approve. Sementara dari sisi yang meminta approval, mereka dapat memonitor progress dengan lebih baik karena seluruh aktivitas tersusun rapi di Approvals. Mulai dari yang masih dalam status “requested”, “approved”, hingga “rejected”. Untuk semakin mempermudah pengguna, Approvals juga sudah menyediakan berbagai template approval, seperti permohonan cuti, reimbursement, perjalanan bisnis, dan masih banyak lagi.

Viva Insights adalah sebuah aplikasi berbasis AI yang dapat membantu menjaga wellbeing pengguna dengan data yang dikelolanya. Data tersebut misalnya kumpulan daily briefing yang mengingatkan pengguna mengenai berbagai tugas yang masih pending (insights diambil berdasarkan koordinasi email dan calendar), reminder meeting lengkap dengan dokumen terkait meeting tersebut (insights diambil dari nama dokumen dan nama meeting), hingga rekomendasi focus time. Pada focus time, Viva Insights akan melacak jam kerja pengguna dan menganalisis rentang waktu kerja kita yang masih kosong, untuk kemudian mengisinya dengan focus time. Saat focus time aktif, seluruh notifikasi pengguna akan dimatikan, panggilan akan dialihkan, dan status berubah menjadi “focus time” secara otomatis. Dengan demikian, pengguna betul-betul bisa fokus bekerja.

Viva Learning merupakan sebuah aplikasi belajar yang dapat menjaga pengguna untuk tetap mengembangkan skills-nya di tengah kesibukan kerja. Melalui aplikasi ini, pengguna dapat mencari topik belajar sesuai dengan minatnya masing-masing – baik itu hard skills maupun soft skills, memilih provider penyedia materi belajar, hingga mengatur durasi belajar yang diinginkan.

Adanya fitur-fitur ini akan memudahkan proses kerja pengguna. Jika dulu diperlukan beberapa aplikasi untuk menjawab seluruh kebutuhan di atas, kini pengguna cukup mengeksplornya dengan Microsoft Teams. Berbagai tips dan update mengenai Microsoft Teams dapat dilihat melalui tautan berikut. (*)